Chez un fabricant industriel, on a montré à l'équipe son propre devis, pré-rempli depuis SAP, sur ses données. Réaction : « une découverte, on ne s'y attendait pas ». Par rapport à « refaire une saisie », l'équipe a estimé l'écart à 5 à 6 minutes par devis.
En bref : l'ERP (le logiciel de gestion qui facture) reste maître des articles et des prix. Le CRM (l'outil de suivi des clients) les lit pour pré-remplir le devis, sans les modifier.
Parce que c'est lui qui facture. Un prix modifié dans le CRM et pas dans SAP, Sage, Business Central, EBP ou Odoo produit un devis que la facture contredira. La règle s'écrit donc donnée par donnée, avant tout branchement :
| Donnée | Qui en est maître | Ce que le CRM en fait |
|---|---|---|
| Code article, désignation, unité | L'ERP | Il les reprend ; il ne crée pas d'article |
| Prix de base | L'ERP | Il le reprend au moment du devis |
| Prix particuliers d'un client | L'ERP | Selon ce que le connecteur transporte : à décider au cadrage |
| Remise sur une affaire | Le commercial, dans une limite fixée par la direction | Elle figure sur la ligne du devis, puis dans la commande |
Dans HubSpot, les lignes d'un devis s'appuient sur une bibliothèque de produits ; alimentée par l'ERP, elle évite de taper un prix. Les options disponibles dépendent de l'édition souscrite, à vérifier au devis. Voir notre comparatif des connecteurs ERP.
La remise se négocie hors de l'outil : au téléphone, au salon, dans un mail resté dans la boîte du commercial. Tant qu'elle reste « dans la tête de » celui qui l'a promise, l'administration des ventes ne la voit qu'au bon de commande.
La règle de gestion : la remise est écrite sur la ligne du devis, avec son motif, au moment où elle est accordée. Elle part ensuite avec la commande vers l'ERP.
Une IA qui aide à rédiger un devis ne doit reprendre qu'un prix lu dans le catalogue et une remise écrite dans l'affaire : le reste, elle ne peut pas le savoir.
Le coût annuel a trois parts : les licences HubSpot, au devis de l'éditeur ; le connecteur, mise en place puis maintenance quand l'ERP change de version ; le temps de la personne qui tient le catalogue. Sans voir votre ERP, nous ne chiffrons qu'une chose : le point de départ, un Diagnostic d'entrée de 3 000 à 15 000 € HT. Le reste se chiffre par lot, avec et sans le retour des commandes, en séparant ce qui revient à HubSpot et ce qui nous revient.
L'échéance : les PME émettent leurs factures électroniques au plus tard le 1er septembre 2027 (guide de l'administration fiscale). Les lignes du devis deviennent celles de la facture : autant qu'elles viennent du catalogue.
Le CRM lit les articles et les prix dans l'ERP, il ne les modifie pas. Si votre catalogue n'est pas propre dans SAP, il ne le sera pas davantage dans HubSpot : articles en double, prix spéciaux tenus dans un fichier Excel à côté.
Le connecteur ne choisit pas non plus entre deux grilles tarifaires. La règle de prix s'écrit avant, avec la personne qui tient le catalogue. Et si la synchronisation est quotidienne, un prix changé dans l'ERP le matin n'apparaît dans le devis que le lendemain. À dire au cadrage : cela change le coût.
On part de dix devis récents, posés à côté des commandes saisies dans l'ERP : quelles lignes ont été retapées, quels prix ont changé entre les deux, quelle remise n'apparaissait nulle part.
On écrit ensuite la règle avec la personne qui tient le catalogue : qui crée un article, qui fixe le prix, jusqu'où un commercial peut remiser, qui valide au-delà. On nettoie dans l'ERP, pas dans le CRM.
Puis on découpe en lots, avec et sans. Premier lot en lecture seule : les articles et les prix de l'ERP vers le CRM. Second lot, chiffré à part : la commande signée repart vers l'ERP. Chez le fabricant de la scène, c'est un connecteur d'abord réduit, puis reporté, qui a débloqué la décision.
Le point à trancher : les commerciaux veulent tout le catalogue, la finance veut le limiter. Notre règle : ne remonte que ce qui se vend sur devis.
L'écueil : le prix spécial tenu dans un fichier Excel à côté de l'ERP. Tant qu'il n'est pas dans l'ERP, le devis pré-rempli est faux, et les commerciaux reviennent à leur ancienne méthode.
Il ne devrait pas. L'ERP facture : il tient le prix de base et les prix particuliers, le CRM les reprend pour pré-remplir le devis. Le commercial ajoute une remise, dans une limite écrite par la direction. Un prix faux se corrige dans l'ERP, et la correction arrive dans le CRM à la synchronisation suivante.
Oui, pour des prix à jour sans ressaisie. Un import du catalogue à la main devient faux au premier changement de prix dans l'ERP. Un connecteur limité à la lecture des articles et des prix est un premier lot raisonnable : il ne touche ni aux commandes ni aux factures, et se teste sur quelques devis réels.
Le nouveau prix arrive dans le CRM à la synchronisation suivante, en temps réel ou une fois par jour selon ce qui a été choisi. Les devis déjà envoyés n'ont pas à changer : le client a reçu un engagement. Le délai acceptable se fixe au cadrage, parce qu'il change le coût du connecteur.
Celui que la direction désigne, au-delà d'une limite écrite. En dessous, le commercial remise seul et note le motif sur la ligne du devis ; au-dessus, une validation est demandée avant l'envoi. La traduction de cette règle dans l'outil dépend de l'édition souscrite. Pour la finance, la remise part avec la commande, sans être retapée.
En général, non : ne remontent que les articles qui se vendent sur devis. Les articles inactifs et les références internes restent dans l'ERP ; si vous vendez vos pièces détachées sur devis, elles remontent aussi. Moins d'articles, c'est moins de données à synchroniser et moins d'erreurs de choix sur le devis. La liste se décide avec la personne qui tient le catalogue.
Commencez par poser dix devis récents à côté des commandes saisies dans l'ERP : vous saurez si le sujet vaut un projet, ou pas encore. Pour le faire avec nous : une revue ERP et facturation chiffrée (voir nos connecteurs ERP). S'il faut aller plus loin, le Diagnostic d'entrée coûte 3 000 à 15 000 € HT selon le périmètre, six semaines au plus.
Uptoo Digital, la branche CRM du Groupe Uptoo. Partenaire HubSpot Elite.